El proceso en la gestión de viáticos se dice muy fácil, ya que se puede dividir en tres grandes pasos que son: Solicitud, Entrega de recursos y Comprobación. Sin embargo cada paso tiene sus propias complicaciones y cada colaborador tiene que asumir diferentes responsabilidades para hacer de este proceso lo más sencillo posible.
Por ello té presentamos algunas de las actividades comunes en la gestión de viáticos, pues cada una de ellas es imprescindible para tener un control de viáticos más exhausto.
Solicitar:
Esta actividad la realiza el viáticador; es decir el colaborador que va a realizar el viaje, para ello es importante que establezcas un formato de solicitud de viáticos; en el cual se incluyan todas los parámetros del viaje con la finalidad de estandarizar esta tarea y la autorización y administración de viáticos sea una tarea más sencilla.
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Autorizar:
Una vez que el viaticador realiza la solicitud de viaje y cómo su nombre lo dice, la principal actividad es autorizar las solicitudes de viáticos y pasajes con base en las políticas y reglas definidas previamente.
Administrar dinero:
Cómo responsable de viáticos tendrá que entregar los recursos que solicita un viaticador; no sin que antes tú u otro colaborador verifiquen que los gastos están debidamente requeridos y autorizados
Fiscalizar:
Como sabes, el viaticador tiene la responsabilidad de solicitar comprobantes fiscales por cada gasto de viaje que realiza; con el objetivo de que cuando concluya el viaje o durante el mismo, entregue las facturas de dichos gastos al área correspondiente y se puedan comprobar los viáticos; así como verificar que cumplan con las reglas establecidas para asegurar la deducibilidad de acuerdo con la LISR; además de comprobar que sean gastos válidos para la empresa.
Gestionar:
Es la suma de todas las actividades que se ven involucradas en el control de viáticos; pues esta actividad esta enfocada en verificar que las anteriores se cumplan y se lleven a cabo tal como lo dicta la política de viáticos.
Cómo vez las actividades comunes en la gestión de viáticos suelen involucrar una suma de tareas en las que por supuesto intervienen cierto número de personas para su gestión.Por ello te invitamos a conocer una solución como GastosdeViaje.mx; un software en la nube que no solo te ayuda a establecer flujos de autorización en los que puedas incluir a todas personas que se ven involucradas en la gestión de viáticos; si no incluir tu propia política de viajes para asegurarte que tus colaboradores cumplan con las reglas establecidas; además de ayudarte a ahorrar tiempo en reportes y cálculos de deducibilidad.
