La conciliación bancaria es una comparación que se hace entre los apuntes contables que lleva una empresa con las transacciones reflejadas en sus cuentas bancarias. Es de vital importancia que las cuentas coincidan para evitar descontrol del presupuesto y malentendidos. Te explicamos que son las conciliaciones bancarias para gastos de viaje, como y cada cuando debes hacerlas, y cuál es la mejor opción para que las realices de forma automatizada.
¿Qué son las conciliaciones bancarias?
Las conciliaciones bancarias se generan a partir de que las transacciones que se realizan en la empresa no son registradas al mismo tiempo en la empresa y en el banco.
Realizar conciliaciones bancarias consisten en que la empresa, por su parte, compruebe que los movimientos que aparecen en los libros contables o reportes de gasto, coincidan con los estados de cuenta bancarios de esos movimientos.
¿Con qué frecuencia debe realizarse?
Lo más recomendable es que se realicen conciliaciones bancarias de forma mensual, debido a que cada mes se reportan transacciones nuevas. Llevar este control de forma continua ayudará a:
- Detectar errores: imagina que en tu cuenta bancaria aparece un gasto que te han cargado por error.
- Para comprobar transacciones. Puede darse el caso de perder comprobante o facturas que no hemos contabilizado y, el estado de cuenta nos recuerda que tal transacción sí existió y que debemos contabilizarla.
- Para controlar mejor el rendimiento de tu empresa. La conciliación bancaria te permite una vista panorámica perfecta para entender la evolución y estado de tus ingresos y gastos. Esto te orientará mejor en tu acción empresarial.
- Para prevenir pérdidas. Es posible detectar desviaciones financieras de tu empresa y actuar con tiempo.
¿Cómo se hacen?
Realizar conciliaciones bancarias, puede parecer muy simple, ya que para hacerlas lo único que tienes que hacer es:
1.- Tomar el estado de cuenta del banco del período que queremos verificar
2.- Tomar el libro de registros de los ingresos y egresos en la empresa correspondiente a ese tiempo
3.- Comparar línea por línea, concepto por concepto y cantidad por cantidad que todo coincida.
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¿Cuándo se dificulta este proceso?
El proceso se dificulta cuando no se lleva un correcto registro diario de las cuentas de la empresa, además de que si existe más de una cuenta en la que se realizan movimientos, debes estar seguro de que se estén conciliando los movimientos con la cuenta bancaria correcta.
En la parte de conciliaciones bancarias de los gastos de viaje, este procedimiento puede llegar a ser muy engorroso, justo por esta razón, en caso de que cada colaborador tenga su cuenta corporativa, recibirás un estado de cuenta de cada uno, además de varios comprobantes o reportes por cada uno, si algún gasto reportado no coincide o si por error humano se mezclan las cuentas, perderás muy fácil el control de los movimientos que se realizan.
Conciliación bancaria automatizada
El principal beneficio de la automatización de las conciliaciones es la reducción del tiempo invertido. Esto significa tener que destinar menos tiempo y menos personal para este proceso y por lo tanto aumentar su eficiencia. Una mejora que, sin duda, es también una mejora económica aunque sea de forma indirecta.
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