Contable, Empresarial, Fiscal, Sin Categoría, Viajes

Cómo crear una política de viajes para tu empresa

Crear una política de viáticos para tu empresa es imprescindible para eliminar las principales problemáticas de los gastos.

Debes incluir las normas que permitan a la empresa realizar y controlar el conjunto del proceso de gestión de viajes optimizando los recursos y garantizando la seguridad del viajero, a la vez que evita excesos o gastos no apropiados por parte de los colaboradores.

Leer artículo completo
Sin Categoría

Que no te suceda: Errores comunes en la comprobación de viáticos.

Extravío de facturas

y/o tickets

Este es uno de los principales problemas a la hora de hacer comprobaciones de los gastos de viaje y si bien el sistema del SAT nos permite descargar las facturas de manera digital en caso de extraviar este documento, la situación se complica cuando se trata del extravío de un ticket sin facturar o de un comprobante de gastos o vale azul.

Este es uno de los principales problemas a la hora de hacer comprobaciones de los gastos de viaje y si bien el sistema del SAT nos permite descargar las facturas de manera digital en caso de extraviar este documento, la situación se complica cuando se trata del extravío de un ticket sin facturar o de un comprobante de gastos o vale azul.

El extravío de esta documentación implica el no reembolso de ese ticket y por ende el descontento del colaborador, pero no solo eso, puede darnos reportes incompletos de lo que un viaje puede costar a la organización. Así algo tan sencillo puede convertirse en un verdadero problema para la organización y sus trabajadores.

En este sentido lo ideal será poder digitalizarlos o bien solicitar la factura a la brevedad para de esta manera poder tener un respaldo de esta información en caso de extravío, sobre todo aquellos que requieran de un vale azul.

Tickets dañados.

Es usual que la comprobación de gastos se realice una vez terminado el viaje de trabajo. Es así que mientras el ticket viaja en una cartera, en la guantera del auto con demás documentación o incluso en los bolsillos del colaborador, puedan maltratarse y perder legibilidad.

Perdiendo así también las posibilidades de facturarlo o anexarlo a un vale azul y de esta manera hacerlo comprobable. 

De nuevo es un inconveniente que por supuesto afecta el correcto que hacer de las comprobaciones y su finalidad, llevar una correcta gestión de los egresos para viáticos de nuestra empresa.

Políticas inoperantes

Como hemos enumerado en entradas anteriores, las ventajas de una política de gastos son muchísimas. Permiten a los colaboradores enfocarse en aquellos gastos que ayudan a su comisión y protegen a la organización de absorber gastos no relacionados con la actividad comercial del colaborar en el lugar del viaje.

Como hemos enumerado en entradas anteriores, las ventajas de una política de gastos son muchísimas. Permiten a los colaboradores enfocarse en aquellos gastos que ayudan a su comisión y protegen a la organización de absorber gastos no relacionados con la actividad comercial del colaborar en el lugar del viaje.

Si bien esta política puede estar muy clara para la organización, muchas veces puede pasar desapercibida para los colaboradores. Es así que de repente un ticket puede incluir bebidas alcohólicas, cigarros o demás artículos que no serán deducibles ante el fisco dado que no son esenciales para la actividad comercial de la organización.

Establecer las políticas de estos gastos es fundamental para poder llevar un control certero de las comprobaciones. Y la mejor manera de hacerlo es por supuesto poniendo estos límites claros para la organización en general. Existen herramientas que te permiten bloquear aquellos gastos que salgan de estas políticas y así incentivar el uso adecuado de los recursos destinados a viáticos.

Leer artículo completo
Sin Categoría

5 errores comunes al tratar de ahorrar dinero en viajes corporativos

Como Travel manager o gestor de viajes, seguramente estas buscando constantemente como ahorrar tiempo y dinero en la gestión de los viajes corporativos de tu empresa.

Hay actividades que al ser rutinarias o políticas establecidas pasas por alto, pero realizar mejoras o encontrar estos focos rojos en tu organización te permitirán mejorar tus procesos y resultados dentro de la administración de viajes corporativos.

1. Viajes cortos o sin objetivos

Es importante que cada viaje que realicen tus colaboradores tenga un objetivo claro y de trascedencia, esto evitará gastos innecesarios ya que como bien sabes trasladarse implica un costo que de alguna forma tiene que ser retribuido por tu colaborador

Es importante que cada viaje que realicen tus colaboradores tenga un objetivo claro y de trascedencia, esto evita gastos innecesarios ya que como bien sabes trasladarse implica un costo que tiene que ser retribuido por tu colaborador

Implementa dentro de tus políticas de viaje un apartado de reuniones virtuales donde tus colaboradores asignen reuniones virtuales para las reuniones con menor importancia o que no impliquen toma de decisiones cruciales y reuniones presenciales para las negociaciones importantes y la construcciones de relaciones comerciales solidas.

Combinar reuniones virtuales y presenciales, permitirá reducir costos en viajes que muchas veces no son necesarios y se pueden arreglar mediante videollamada.

Te puede interesar leer 5 pasos para combinar reuniones de negocios presenciales y virtuales

2. Aprobar viajes de imprevisto

Los viajes de imprevisto implican gastos no controlados que en ocaciones llegan a ser más costosos si no se planean con anticipación

Los viajes de último momento, pueden llegar a duplicar costos ya que implican gastos no controlados. Como las reservaciones de ultimo momento que no permiten comparar precios entre hoteles o cuando se realizan reservaciones en temporadas altas.

De igual forma los boletos de avión pueden ser mucho más costosos si se compran boletos de avión con poca anticipación

Los viajes de imprevisto se deben aprobar en casos excepcionales que impliquen la perdida de relaciones comerciales o reuniones donde es imprescindible que tu colaborador este; ya que además de implicar gastos extra para tu organización también representa un mayor desgaste como coordinador de estos viajes.

3. No contar con un responsable para la gestión de viáticos corporativos

Un Travel Manger o Gestor de Viáticos es un papel muy importante para las empresas donde sus colaboradores viajan constantemente; pues se encargará de tareas especificas de este ramo como presupuestos, personas que realizan el viaje, destinos, etc.

Muchas empresas delegan esta tarea al área administrativa; pero es necesario tener un responsable que se encargue de establecer las políticas adecuadas y monitorear que se cumplan.

Un perfil experto en la gestión de viajes corporativos te ayudará a mejorar el rendimiento, planificación y gestión de los equipos que viajan, logrando ahorrar tiempo y dinero para las áreas involucradas.

4. Reporte de gastos difuso

Los reportes de gastos son obligatorios, pero redactarlos de forma adecuada puede generar multiples beneficios para tu empresa, el principal de ellos es que si los gastos se validan según la norma y son aprobados por la autoridad pertinente serán deducibles de impuestos, lo que representará en un ahorro significativo de dinero

De igual forma, al generar un reporte de gastos adecuadamente, evitas fraudes, malentendidos, desvíos de dinero, etc, y la contabilidad de tu empresa será más eficaz, ya que se llevará un registro exhaustivo de la entrada de dinero y salida de dinero en tu empresa.

Te puede interesar leer Reporte de gastos: Todo lo que debes saber de él

5. Incumplimiento de las políticas establecidas

El liderazgo del Travel Manager toma gran importancia en este punto, ya que hacer cumplir las políticas establecidas es una de sus principales actividades. Cuando los colaboradores violan con facilidad estas políticas debido a la falta de rigurosidad en sus proceso se pueden dar multiples malos entendidos y una gestión poco funcional para tu empresa.

El liderazgo del Travel Manager toma gran importancia en este punto, ya que hacer cumplir las políticas establecidas es una de sus principales actividades. Cuando los colaboradores violan con facilidad estas políticas debido a la falta de rigurosidad en sus proceso; se pueden dar malos entendidos y una gestión poco funcional para tu empresa.

Es esencial que tus políticas estén diseñadas y adaptadas para la situación actual de tus colaboradores; y aunque su creación lleva mucho tiempo a lo largo del tiempo puede suponer una importante reducción de costos; ya que evita fugas de dinero y malas prácticas

Te puede interesar leer Cómo crear una política de viajes para tu empresa

Leer artículo completo
Sin Categoría

Actividades que todo Travel Manager debe dominar

Aunque hace algunos años el papel del Travel Manager no existía y era cubierto por un asistente de dirección o personal de administración, con la situación actual se necesita de un perfil experto en la gestión de viajes corporativos

El Travel Manager es el profesional experto en la gestión de viajes corporativos, que debe gestionar aspectos como presupuestos, personas que realizan el viaje, destinos, etc.

Principales actividades del Travel Manager

Estar detrás del proceso de gestión de viáticos que puede resultar sencillo, pero en realidad una posición estratégica en una empresa donde sus colaboradores viajan constantemente.

Leer artículo completo
Sin Categoría

5 pasos para combinar reuniones de negocios presenciales y virtuales

Con la pandemia mundial es importante combinar reuniones presenciales y virtuales para fortalecer las relaciones con clientes y negocios; el home office y las reuniones virtuales son tan solo algunos ejemplos de como se ha transformado la comunicación y la forma de trabajar.

A pesar de que nos hemos estado adaptado a muchos cambios combinar prácticas de antes y ahora nos llevará a obtener los mejores resultados en nuestras actividades diarias.

Por ejemplo al inicio de la pandemia, muchas empresas adoptaron nuevos métodos, como las reuniones virtuales que anteriormente eran muy poco comunes con el fin de buscar alternativas para atraer clientes y mantener relaciones de trabajo estrechas; con la llegada de vacunas y la adaptación de todos nosotros a esta «nueva normalidad” las empresas han decidido comenzar a viajar nuevamente.

Pero es importante combinar lo mejor de ambas métodos de comunicación para fortalecer las relaciones entre clientes y/o proveedores.

Ventajas y desventajas de las reuniones presenciales y virtuales

Reuniones presenciales
Reuniones en línea
Permite interpretar la comunicación no verbal No reflejan el lenguaje corporal y no verbal
Mayor fluidez en la comunicación Retraso en la conexión o interrumpe al hablar
Consolidas lazos y fortalece relaciones Establece tiempo determinado para llevar a cabo una reunión
Mayor interés en la reunión Desinterés y falta de atención con mayor frecuencia
Necesidad de programación y planeación para su ejecución Reuniones instantáneas sin necesidad de programar con mucha antelación
Incluye costos de traslado y alojamiento Reducción de costos
La tecnología sirve de apoyo para la reunión Dependencia de la tecnología para llevar a cabo

Es importante aclarar que no hay un tipo de comunicación mejor que otro, simplemente es importante conocer las diferencias para poder complementarse entre si.

5 pasos para combinar reuniones virtuales y reuniones cara a cara.

Es importante que tu equipo de trabajo tome en cuenta las siguientes actividades o bien asignárselas para que como empresa puedan desarrollar mejor sus actividades

Lo más importante es tener un calendario y cronograma de visitas que incluya las reuniones virtuales y cara a cara este calendario deberá incluir los siguientes aspectos:

1. Prioriza según tu cartera de clientes:

Diferencia entre los clientes que necesitan ser atendidos con antelación según sus necesidades o importancia dentro de cada cartera de clientes

2. Establece las actividades a realizar por cliente:

Siempre hay diferentes actividades a desarrollar para cada cliente, según su etapa o ciclo de vida; es importante tomar en cuenta el camino a seguir para cumplir con los objetivos de tus clientes

3. Asigna a cada actividad por hacer con un cliente un tipo de reunión:

Para las actividades que tienen menor importancia o no involucran una toma de decisiones cruciales asignadas una reunión virtual, para las reuniones en las que necesitas hacer negociaciones importantes o construir relaciones comerciales sólidas, asigna una reunión cara a cara.

4. Informa a los clientes cuál será el tipo de reunión que se mantendrá

Explica porque se tomo esa decisión y cuáles son los pasos a seguir después, preséntale un plan de trabajo que explique cómo se estarán reuniones y los objetivos a perseguir por cada reunión.

5. Anticipa tus gastos de viaje

En caso de las reuniones presenciales sube con antelación los gastos requeridos para que se apruebe por el departamento correspondiente

Según una encuesta de Forbes, el 84 % de los ejecutivos dicen que prefieren las reuniones en persona por su capacidad para construir relaciones comerciales más sólidas y significativas.

También puedes leer Protocolo para viajes de negocio durante la pandemia de COVID-19

Como mencionamos no se pueden descartar las reuniones presenciales en la «nueva normalidad» ya que fortalecen los lazos comerciales, si necesitas controlar o haces más fácil el proceso para comprobar gastos de viaje ante tu empresa Gastosdeviaje.mx tiene la solución

Leer artículo completo
Sin Categoría

Reforma Outsourcing 2021: Cómo debes manejar los viáticos de tus colaboradores

outsourcing
Conoce los principales cambios en la última reforma de Outsourcing 2021 y como tu empresa debe prepararse para evitar penalizaciones.

Objetivo de las Reformas de Outsourcing

El objetivo es eliminar las malas practicas asociadas con el esquema de subcontratación laboral, entre estas se encuentran compañías que no registran a sus trabajadores ante el IMSS, no declaran lo que realmente ganan, no dejan caer antigüedad y no garantizan el reparto de utilidades para sus empleados.

Leer artículo completo
viáticos a los colaboradores
Contable

PARTE 1: ¿Cómo otorgar viáticos a los colaboradores?

Como bien sabes el manejo de viáticos implica varios procesos que van desde la solicitud de un anticipo, autorización, reporte y en algunos casos reembolsos, pero la manera en la que otorgas los viáticos a los colaboradores actualmente ¿es la forma más adecuada?. Aquí te explicamos cuáles son las formas de hacerlo, cómo gestionar cada una y cómo llevarlas fiscalmente. 


Leer artículo completo
Bebidas Alcohólicas deducibles
Consejos

¿Las bebidas alcohólicas son deducibles como un gasto de viaje?

De acuerdo al Art.28 Fracción XX de la LISR, nos queda claro que en ningún caso los consumos en bares serán deducibles, mientras que el consumo en restaurantes es deducible hasta en un 8.5%, según la ley vigente y  permite deducir hasta el 100% si se trata de gastos de viajes o viáticos nacionales o en el extranjero.

Pero ya que el citado artículo habla de consumos en bares y consumos en restaurantes, y no como tal de alimentos y bebidas alcohólicas ¿Entonces sería correcto considerar deducible el consumo en restaurantes aunque incluya bebidas alcohólicas?


Leer artículo completo