Contable, Empresarial, Fiscal, Sin Categoría, Viajes

Cómo crear una política de viajes para tu empresa

Crear una política de viáticos para tu empresa es imprescindible para eliminar las principales problemáticas de los gastos.

Debes incluir las normas que permitan a la empresa realizar y controlar el conjunto del proceso de gestión de viajes optimizando los recursos y garantizando la seguridad del viajero, a la vez que evita excesos o gastos no apropiados por parte de los colaboradores.

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Consejos para ahorrar en el control de combustible por kilometraje


Ante los incrementos del precio de la gasolina en los últimos meses y otros factores como el clima y la volatilidad financiera, muchas empresas buscan optimizar e intentar ahorrar en el control de combustible, es fundamental para las empresas en las que sus colaboradores viajan constantemente o dependen de una flota de vehículos para operar.

Como sabes, la gasolina, así como los vales de gasolina son deducibles de impuesto al tratarse de gastos hechos con fines comerciales. El único requisito es contar con las facturas que avalen estos desembolsos. 

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 ¿Cuánto es el monto máximo para hacer tus viáticos empresariales deducibles?

Puedes hacer tus viáticos deducibles de acuerdo al artículo 28, sección V, de la Ley del Impuesto sobre la Renta, LISR. siempre y cuando se traten de gastos empresariales.

Como esta ley lo indica los viáticos que se pueden deducir son respecto a los que se empleen para pagar; hospedaje, comida, renta de auto, transporte o gasolina.

Sin embargo para hacer tus viáticos deducibles tienen que cumplir con una serie de requisitos además de que deben ser estrictamente indispensables para la actividad empresarial.

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Cuánto presupuesto debo otorgar a mis colaboradores por concepto de viáticos

Cómo empresa en la que sus colaboradores viajan constantemente, tendrán que establecerse políticas de viaje; y con ellas un presupuesto de viáticos, en las que estén considerados los gastos mínimos y máximos de gasto por colaborador, sin dejar de tomar en cuenta las condiciones impuestas por la Ley

La administración de viáticos en este sentido debe ser detallada y cuidadosa; ya que se deberá a través de una política de viajes estructurada; se podrá comunicar de forma asertiva y clara a los colaborares para que acaten las normas y reglas establecidas en esta.

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Viajes de negocios para 2022

Aunque la situación actual ha frenado los viajes de negocios, este 2022 pinta un tanto diferente; ya que la situación económica y las empresas están retomando sus actividades; entre ellas los viajes empresariales se están dando con más regularidad que en los dos años anteriores.

 De acuerdo con un reciente informe realizado por la Global Business Travel Association (GBTA), asociación profesional especializada en viajes de negocios a nivel mundial; se estima que la demanda global de viajes corporativos aumentará un 38% para el 2022; y aunque la cifras no serán iguales a los niveles antes de la pandemia; tienen un aumento considerable para el cual todo Travel Manager tiene que estar al día para reactivar estas actividades

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Requisitos para la deducción de Gasolina y Combustibles 2022

Desde el inicio de este año, la compra de combustibles en México tuvo cambios importantes para asegurar la deducibilidad y en este artículo te presentamos los requisitos para la deducción de Gasolina 2022

Esta se debe a la Reforma de Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR) en su artículo 27, en la cual se estipula que la compra de combustible tendrá modificaciones, esto según el Servicio de Administración Tributaria (SAT) con el objetivo de combatir la venta ilegal de combustibles

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Tipos de Viajes corporativos y como hacerlos más efectivos en tu organización

Organizar un viaje de negocios no es tarea fácil, pues implica tareas que van desde la capacitación a tus colaboradores sobre las políticas de viaje, la vigilancia y cumplimiento, hasta la gestión y deducción de los gastos efectuados. Sin embargo, los viajes corporativos son imprescindibles en una empresa que requiere de realizar negociaciones o fidelizar a sus clientes.

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Que no te suceda: Errores comunes en la comprobación de viáticos.

Extravío de facturas

y/o tickets

Este es uno de los principales problemas a la hora de hacer comprobaciones de los gastos de viaje y si bien el sistema del SAT nos permite descargar las facturas de manera digital en caso de extraviar este documento, la situación se complica cuando se trata del extravío de un ticket sin facturar o de un comprobante de gastos o vale azul.

Este es uno de los principales problemas a la hora de hacer comprobaciones de los gastos de viaje y si bien el sistema del SAT nos permite descargar las facturas de manera digital en caso de extraviar este documento, la situación se complica cuando se trata del extravío de un ticket sin facturar o de un comprobante de gastos o vale azul.

El extravío de esta documentación implica el no reembolso de ese ticket y por ende el descontento del colaborador, pero no solo eso, puede darnos reportes incompletos de lo que un viaje puede costar a la organización. Así algo tan sencillo puede convertirse en un verdadero problema para la organización y sus trabajadores.

En este sentido lo ideal será poder digitalizarlos o bien solicitar la factura a la brevedad para de esta manera poder tener un respaldo de esta información en caso de extravío, sobre todo aquellos que requieran de un vale azul.

Tickets dañados.

Es usual que la comprobación de gastos se realice una vez terminado el viaje de trabajo. Es así que mientras el ticket viaja en una cartera, en la guantera del auto con demás documentación o incluso en los bolsillos del colaborador, puedan maltratarse y perder legibilidad.

Perdiendo así también las posibilidades de facturarlo o anexarlo a un vale azul y de esta manera hacerlo comprobable. 

De nuevo es un inconveniente que por supuesto afecta el correcto que hacer de las comprobaciones y su finalidad, llevar una correcta gestión de los egresos para viáticos de nuestra empresa.

Políticas inoperantes

Como hemos enumerado en entradas anteriores, las ventajas de una política de gastos son muchísimas. Permiten a los colaboradores enfocarse en aquellos gastos que ayudan a su comisión y protegen a la organización de absorber gastos no relacionados con la actividad comercial del colaborar en el lugar del viaje.

Como hemos enumerado en entradas anteriores, las ventajas de una política de gastos son muchísimas. Permiten a los colaboradores enfocarse en aquellos gastos que ayudan a su comisión y protegen a la organización de absorber gastos no relacionados con la actividad comercial del colaborar en el lugar del viaje.

Si bien esta política puede estar muy clara para la organización, muchas veces puede pasar desapercibida para los colaboradores. Es así que de repente un ticket puede incluir bebidas alcohólicas, cigarros o demás artículos que no serán deducibles ante el fisco dado que no son esenciales para la actividad comercial de la organización.

Establecer las políticas de estos gastos es fundamental para poder llevar un control certero de las comprobaciones. Y la mejor manera de hacerlo es por supuesto poniendo estos límites claros para la organización en general. Existen herramientas que te permiten bloquear aquellos gastos que salgan de estas políticas y así incentivar el uso adecuado de los recursos destinados a viáticos.

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5 errores comunes al tratar de ahorrar dinero en viajes corporativos

Como Travel manager o gestor de viajes, seguramente estas buscando constantemente como ahorrar tiempo y dinero en la gestión de los viajes corporativos de tu empresa.

Hay actividades que al ser rutinarias o políticas establecidas pasas por alto, pero realizar mejoras o encontrar estos focos rojos en tu organización te permitirán mejorar tus procesos y resultados dentro de la administración de viajes corporativos.

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Actividades que todo Travel Manager debe dominar

Aunque hace algunos años el papel del Travel Manager no existía y era cubierto por un asistente de dirección o personal de administración, con la situación actual se necesita de un perfil experto en la gestión de viajes corporativos

El Travel Manager es el profesional experto en la gestión de viajes corporativos, que debe gestionar aspectos como presupuestos, personas que realizan el viaje, destinos, etc.

Principales actividades del Travel Manager

Estar detrás del proceso de gestión de viáticos que puede resultar sencillo, pero en realidad una posición estratégica en una empresa donde sus colaboradores viajan constantemente.

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