Un control eficiente de viáticos incluye cumplir con las obligaciones fiscales establecidas por el SAT, por ello te mencionaremos algunos puntos clave que debes tomar en cuenta para cumplir con las obligaciones fiscales al gestionar viáticos empresariales y evitar posibles sanciones de la autoridad.
Cómo ya todos sabemos, en la actualidad, el internet se ha convertido en una herramienta indispensable para las personas, pues basta con analizar algunos datos para confirmarlo. En 2021 se estimaba que poco más del 70% de la población había accedido a internet y que el 78% de la población mayor de seis años, eran usuarios de un teléfono celular.
El proceso en la gestión de viáticos se dice muy fácil, ya que se puede dividir en tres grandes pasos que son: Solicitud, Entrega de recursos y Comprobación. Sin embargo cada paso tiene sus propias complicaciones y cada colaborador tiene que asumir diferentes responsabilidades para hacer de este proceso lo más sencillo posible.
Un adecuado control de viáticos comienza solo con la incorporación de una política de gastos de viaje; pero esta es apenas una de las medidas y el inicio del proceso; ya que se suelen enfrentar los siguientes problemas en la gestión de viáticos:
Depositar viáticos a los trabajadores mediante cheque o transferencia bancaria directamente a la cuenta de los colaboradores es una práctica común entre los Gestores de viáticos, sin embargo, tienes que prestar especial atención en e manejo de viáticos y comprobación de los mismos.
Tener una plantilla para solicitar viáticos es parte imprescindible del control de viáticos ya que homogeneizar la forma y el método en el que tus colaboradores te solicitan sus viáticos te ayudara a evitar:
-Perder el archivo
-Elaborar un archivo distinto cada vez que te soliciten viáticos
-Perder tiempo en la elaboración del archivo
-Perdida de información importante cada que se realice un archivo
-Cada colaborador entregue un archivo distinto cada que realice una solicitud
Una vez que establezcas un formato único para la solicitud de viáticos, hazla llegar a tus colaboradores y capacítalos sobre el llenado del formato para evitar errores y doble trabajo por ambas partes
Uno de los procedimientos más importantes para la gestión corporativa es el control de viáticos; establecer un dinámica para comprobar viáticos podrá agilizar este trabajo. Haciendo más transparente, segura y eficiente la comprobación mejorando los resultados de tu área y equipo de trabajo
Ante los incrementos del precio de la gasolina en los últimos meses y otros factores como el clima y la volatilidad financiera, muchas empresas buscan optimizar e intentar ahorrar en el control de combustible, es fundamental para las empresas en las que sus colaboradores viajan constantemente o dependen de una flota de vehículos para operar.
Como sabes, la gasolina, así como los vales de gasolina son deducibles de impuesto al tratarse de gastos hechos con fines comerciales. El único requisito es contar con las facturas que avalen estos desembolsos.
Puedes hacer tus viáticos deducibles de acuerdo al artículo 28, sección V, de la Ley del Impuesto sobre la Renta, LISR. siempre y cuando se traten de gastos empresariales.
Como esta ley lo indica los viáticos que se pueden deducir son respecto a los que se empleen para pagar; hospedaje, comida, renta de auto, transporte o gasolina.
Sin embargo para hacer tus viáticos deducibles tienen que cumplir con una serie de requisitos además de que deben ser estrictamente indispensables para la actividad empresarial.
Cómo empresa en la que sus colaboradores viajan constantemente, tendrán que establecerse políticas de viaje; y con ellas un presupuesto de viáticos, en las que estén considerados los gastos mínimos y máximos de gasto por colaborador, sin dejar de tomar en cuenta las condiciones impuestas por la Ley
La administración de viáticos en este sentido debe ser detallada y cuidadosa; ya que se deberá a través de una política de viajes estructurada; se podrá comunicar de forma asertiva y clara a los colaborares para que acaten las normas y reglas establecidas en esta.
