Depositar viáticos a los trabajadores mediante cheque o transferencia bancaria directamente a la cuenta de los colaboradores es una práctica común entre los Gestores de viáticos, sin embargo, tienes que prestar especial atención en e manejo de viáticos y comprobación de los mismos.
Ya que en este sentido, la LISR indica que: “no se pagará el impuesto Sobre la Renta por la obtención de ingresos proveniente de los viáticos; siempre y cuando sean efectivamente erogados en servicio del patrón y se compruebe esta circunstancia con los comprobantes fiscales corrrespondientes”
Por lo que necesitas considerar varios factores para un manejo fiscal adecuado de viáticos y, por lo tanto, mejorar tus procesos contables, te dejamos algunos tips:
Siempre pide documentación comprobatoria
Si o si tu colaborador tendrá que entregar CFDI o tickets por conceptos de los gastos de viaje, es importante recalcar que la factura deberá contener los datos de tu empresa para asegurar la deducibilidad y tomar en cuenta los conceptos y montos máximos para su deducibilidad, el CFDI tendrá que contener la siguiente información:
- Nombre, denominación o razón social del extranjero que expide el comprobante
- Número de identificación fiscal o equivalente
- Domicilio
- Lugar y fecha de expedición
- Cantidad, unidad de medida y clase de bienes o servicios utilizados
- Valor unitario e importe total
- Impuestos
Toma en cuenta el límite para la deducción de viáticos
Todo gasto de viaje tiene que cumplir ciertos requisitos y no los puedes deducir ilimitadamente te recomendamos consultar el siguiente blog ¿Cuánto es el monto máximo para hacer tus viáticos empresariales deducibles?
Que no se te pase timbrar los viáticos
Todo el monto que entregues a tus colaboradores por concepto de viáticos debe reportarse en su recibo de nómina y, por tanto, debe estar timbrados
La comprobación es imprescindible
Cómo mencionamos en el punto anterior tus colaboradores tienen que entregar los CFDI comprobatorios de sus gastos de viaje, no obstante también es tu obligación entregar una constancia el comprobante fiscal que contenga en total de los viáticos de manera anual
Toma en cuenta que los viáticos se pueden considerar ingresos gravados en los siguientes casos:
- Cuando los viáticos no estén comprobados por tu colaborador
- Si los gastos no cumplen con los requisitos fiscales
- Si a los viáticos no se les puede aplicar el artículo 152 del Reglamento de Ley del Impuesto sobre la Renta
- Sean superiores a $15,000 mxn en un mismo ejercicio, una vez que el trabajador supere esa cantidad durante un ejercicio, el resto de los viáticos no comprobados estarán sujetos a gravamen
- Excedan el 20% total del monto entregado al trabajador
De igual forma, tu empresa está obligada a informar y proporcionar año con año y a más tardar, el 15 de febrero del año siguiente, la constancia del comprobante fiscal con el monto total de los viáticos pagados en el año de calendario que se trate
GastosdeViaje.mx te ofrece la posibilidad de administrar y comprobar de forma ágil los viáticos que tus colabores, evitando la perdida de tiempo en procesos manuales de validación, captura de datos y realización de reporte de viáticos.
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