Los viajes de negocio tienen un porcentaje de fraude de entre 25 y 30% por parte de los empleados. Estas malas prácticas son difíciles detectar y son constantes; significando elevadas perdidas de dinero y tiempo para las empresas. En este blog te decimos las malas prácticas y los fraudes más comunes en la comprobación de viáticos.
Tipos de Fraude detectados
Gastos Antiguos: Uno de los fraudes más frecuentes y son aquellos que se efectuaron en tiempos pasados a la fecha a la que se reportó el gasto, es decir, no corresponden a la fecha del informe de los gastos.
Gastos Duplicados: Un 22% de los fraudes suceden de esta manera, esto sucede cuando reportan un mismo gasto más de una vez y con el mismo justificante.
Gastos en días inhábiles: Representan un 12% y es considerado fraude debido a que a menos de que sea una ocasión especial, los colaboradores no deberían reportar gastos que se efectúan en sus días no laborales.
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Además de estos, existen otros tipos de irregularidades que aunque no se traten específicamente como fraude, representan una gran cantidad de dinero para la empresa, por ejemplo:
- Sobrepasar el importe permitido, es decir, no cumplir con los límites que establece la política de gastos
- Falta de justificantes o documentos para comprobar el gasto
- Falta de datos del gasto
- Edita la información del justificante, esto es más frecuente cuando se trata de comprobantes sin validez fiscal, o cuando se comprueba un gasto sin CFDI
Las consecuencias de estos fraudes son muchas, aunque la principal se relaciona con el factor económico, también dificulta la toma de decisiones y afecta eficiencia del área administrativa.
¿Cómo evitar Fraudes y Malas prácticas en comprobación de viáticos?
Es importante contar con una política de gastos, pero más importante que eso es difundirla y asegurarse de que todos los colaboradores la conozcan, debes concienciar a los colaboradores, realizar auditorías, fomentar un buen clima laboral, hacer canales de denuncia anónimos, que todos los elementos de la empresa estén comprometidos con el cumplimiento de las políticas de gastos y distinguir o especificar las funciones del control de los gastos.
La mejor opción para evitar esto es, utilizar la tecnología, actualmente existen software, como Gastosdeviaje.mx, que te permite detectar de forma automática si algún gasto reportado no cumple con las políticas, o si algún comprobante o CFDI está duplicado, fuera de fecha o contienen errores, además detecta si alguna factura es emitida por EFOS y da sugerencias de deducibilidad de acuerdo con la LISR.
¿Quieres saber cómo funciona?