¿Cómo llevar el control de caja chica con Gastosdeviaje.mx?

Muchas empresas llevan el control de caja chica por medio de un formato en Excel o de forma manual en papel, esto puede tener varias desventajas, ya que hacerlo de esta manera lleva mucho tiempo y es fácil cometer errores. En este blog te mostramos cómo llevar el control de caja chica de manera optimizada y en la nube con Gastosdeviaje.mx.

Dentro de un flujo básico de la plataforma existen los siguientes roles involucrados en el proceso del control de caja chica:

Responsable de caja chica
Autorizador
Tesorero
Contador

1- Anticipo o reposición de caja chica

El responsable recibe monto de fondo de caja chica generalmente mediante un cheque, el cual queda registrado en el sistema como un “Anticipo”.

2- Carga y validación de comprobantes

El responsable de caja chica puede cargar al sistema los comprobantes que respaldan los gastos que realizó de dos formas; de manera manual o enviándola al buzón inteligente de gastosdeviaje.mx y estos comprobantes pueden ser facturas electrónicas o vales azules.

Las facturas electrónicas o CFDI se someterán a un proceso automático de validación para verificar que están vigentes, detectar errores de RFC, duplicidad, cumplimiento de anexo 20, EFOS y más.

3- Comprobación de gastos

El responsable ingresa a “Mis reportes de gastos” y selecciona las fechas del periodo que desea reportar. El sistema extrae de manera automática los montos de las facturas reportadas que corresponden a esas fechas, sin errores ni capturas manuales.

4- Autorización

El autorizador recibe el reporte y realiza el análisis de las transacciones, con el objeto de comprobar que el reporte recibido y el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales.

El sistema además le ayudará a detectar violaciones a la política, notificando cualquier inconsistencia.

Una vez autorizado, el responsable de caja chica puede tramitar la solicitud de reposición de fondos.

5- Registro contable y reposición de fondos

El sistema genera una póliza contable compatible con los principales ERP para hacer el registro contable.

Por su parte tesorería recibe la solicitud para tramitar el pago de reposición de fondos de caja chica, mediante una emisión de cheque, para reiniciar el ciclo.

Controlar la caja chica y los viáticos será muy sencillo con la herramienta adecuada, pues automatizará tareas repetitivas y eliminara captura manual de datos, permitiendo invertir tiempo en otras actividades administrativas.