Las empresas están claramente familiarizadas con el concepto de factura. Ésta debe de formularse conforme a la ley y de acuerdo a la operación correspondiente. No obstante, existen casos en los que alguna factura se emitió erróneamente y no cumplió con los requisitos legales. Es así que nos encontramos con la factura rectificativa.
La factura rectificativa, conocida anteriormente como factura de abono, se utiliza cuando un error dentro de ésta debe modificarse o subsanarse. La subsanación aplica en los casos de devolución de mercancías (signo negativo), en errores de precio, cuando hicieron falta datos o éstos fueron erróneos.
¿Cuándo emitir una factura rectificativa?
La factura rectificativa se emite cuando ocurre alguno de los siguientes supuestos:
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Devolución total o parcial de una mercancía
En la factura se justifica el motivo de devolución y de esta forma se ve reflejado el movimiento en la contabilidad de la empresa.
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Se cometió un error en la factura original
La factura rectificativa debe contener los nuevos datos sin errores.
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Falta de legalidad de la factura original
La nueva factura debe seguir la normatividad requerida por el Estado.
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Cuando hay errores impositivos
Cuando el IVA no se aplica correctamente a un producto o se confunde.
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Se quiere recuperar el IVA de una factura no pagada
¿Qué aspectos debe tener una factura rectificativa?
- Indicar que se trata de una factura rectificativa.
- Describir la causa por la cual se emite la factura rectificativa y la parte que se está corrigiendo.
- Incluir los datos de la factura emitida anteriormente y que se está corrigiendo. Incluir fecha y número de la misma.
- Tener una numeración especial diferente a la de la factura original.
- Indicar la cuota en la que se influyó, sin incluir el IVA, así como el tipo impositivo de IVA.
Como se mencionó anteriormente, también puede darse el caso en el que se tenga que hacer una factura rectificativa negativa. Ésta es emitida cuando se tiene que devolver mercancía. En este escenario, el importe descrito en la nueva factura tendría que estar en negativo, pues se está abonando determinada cantidad al cliente; de ahí su nombre anterior de factura de abono.
Aunque es posible emitir facturas rectificativas negativas, es difícil e incluso, en algunos casos, imposible que Hacienda y el SAT las admitan. Cabe resaltar que estas facturas no tendrían que emitirse cuando la empresa venda o preste servicios porque es ilógico que éstos se devuelvan o se nieguen.
Emitir facturas es una actividad cotidiana de las empresas. Como tal, se deben conocer al pie de la letra los requisitos y normatividad para ser admitidas por el SAT y poder ser deducibles. Claro, hay veces que se cometen errores, pero para eso están las facturas rectificativas, para poder emendar éstos.
Aunque su elaboración es sencilla y no del todo tardada, imagina cuánto tiempo y recursos podrías ahorrarte si desde un principio conoces todos los datos que una factura debe tener. Es por eso que hacemos hincapié en que todos debemos de informarnos de canales fidedignos y oficiales sobre las cuestiones de fiscalidad y tributación. Es una práctica obligatoria y que nos traerá beneficios.