Muchas empresas cometen errores al diseñar o implementar su política de gastos de viaje, lo que puede traducirse en pérdidas económicas, fraudes e incluso problemas fiscales.
Por ello te presentamos algunos errores y cómo puedes evitarlos para asegurar una gestión de viáticos eficiente sin contratiempos.
5 errores en la política de gastos de viaje interna:
- Falta de claridad en los conceptos autorizados
- Establecer un límite de gastos general y no por concepto
- Aceptar cualquier tipo de comprobante para justificar el gasto
- Reembolsar todos los viáticos
- No comunicar y actualizar la política o que esté malentendida
1. Falta de claridad en los conceptos autorizados
Si no se aclara qué gastos se pueden realizar y cuáles no, el personal puede incurrir en gastos que no serán reembolsados y a la vez aumenta el riesgo de que se realicen gastos innecesarios o improcedentes, además de dificultar la deducibilidad fiscal.
Los conceptos más comunes que se utilizan para manejar viáticos son: alimentación, transporte, hospedaje, automóviles y convenciones.
Dentro de tu política debes definir los gastos que si cubre y cuáles no, a continuación te damos algunos ejemplos usuales.
Gastos de viaje que puede cubrir tu política de gastos de viaje :
- Desayuno, almuerzo, cena (alimentación)
- Hoteles, Airbnb (hospedaje)
- Uber, taxi, boletos de avión (transporte)
- Estacionamiento y peajes
- Propinas razonables
Gastos que no se recomienda no cubrir y destacar que NO se incluyen en tu política :
- Gastos no relacionados con el negocio
- Bebidas alcohólicas
- Consumos del minibar
- Películas o entretenimiento en hotel
- Compras personales o regalos
- Acompañantes no autorizados
- Multas o sanciones de tránsito
- Alojamiento de lujo o mejoras
2. Establecer un límite de gastos general y no por concepto
No establecer un límite por concepto de viáticos no solo complica la deducción, también pierdes visibilidad sobre en qué se está gastando el dinero, lo que dificulta detectar excesos y áreas de oportunidad para optimizar
Es importante que al redactar tu política de viáticos coloques un límite por concepto y tomes en cuenta los montos máximos permitidos por el SAT, ya que la autoridad fiscal dictamina un monto máximo para deducir viáticos por persona.
3. Aceptar cualquier tipo de comprobante para justificar el gasto
Para hacer deducible un gasto, el SAT exige comprobantes fiscales válidos, si dentro de tu política aceptas tickets, notas informales o facturas que no son válidas, estos gastos no podrán deducirse.
En tu política debes establecer que solo se aceptan CFDI que cumplan con los requisitos para ser validos ante el SAT
Hay casos específicos en los que no se puede obtener el CFDI correspondiente al gasto, y en tu política debe estar claro cuáles serían y cómo proceder; te dejamos algunos casos en los que podrías justificar la falta de CFDI como:
- Propinas
- Estacionamiento público
- Peajes en carreteras rurales
- Pago de sanitarios
- Recargas de tiempo aire con pago en efectivo
- Transporte local alternativo como mototaxis, bicitaxis o transporte colectivo
En estos casos usualmente se usan vales azules, que son documentos no oficiales en los que se incluyen los datos esenciales del gasto como:
- Fecha
- Monto
- Proveedor
- Concepto o descripción
- Nombre y firma del colaborador que lo genera
- Firma de quien autoriza
Toma en cuenta para tu política especificar en qué momentos se podrá hacer uso de un vale azul, y que no en todos los casos es aplicable el reembolso, pues se tendrá que valorar el tipo de gasto y razón por la que no se obtiene el CFDI
Consideraciones para el uso de vales azules
*Establecer un límite máximo por día o por evento
-Limitar su uso a un porcentaje del total del viaje, por ejemplo no más del 10%
-Llevar un registro por separado de estos vales
-Contemplar que el reembolso no se garantiza sin revisión previa.
4. Reembolsar todos los viáticos
Cuando se reembolsan viáticos sin revisión se pueden llegar a hacer gastos excesivos o innecesarios, elevando el costo de los viajes, e incluso abriendo la puerta a que se puedan reutilizar CFDI o estos sean falsos y declarar gastos personales como laborales.
Por ello es necesario establecer cuando un gasto si es reembolsable y cuando no; te recomendamos incluir estos criterios dentro de tu política de viáticos:
- Cuando el formato de solicitud haya sido previamente aprobado (esto incluye que esté bien elaborado)
- Se haya reportado el viaje y este previamente revisado aprobando los gastos que cumplan con la política
- Establecer qué se pueden rechazar o ajustar montos si estos no están justificados.
5. No comunicar y actualizar la política o que esté malentendida
Si no se les da una inducción a la política, no sabrán los gastos permitidos, límites ni la forma correcta de comprobación, lo que genera errores y reclamos.
Deberás establecer el canal de comunicación adecuado para comunicarlo; te recomendamos
- Hacer entrega de la política cuando un colaborador que necesite viajar ingrese a la empresa y cada vez que esta se actualice
- Reforzarla en capacitaciones, juntas o canales internos
- Utilizar un lenguaje claro con ejemplos que faciliten su comprensión
- Actualiza tu política de gastos de viaje al menos una vez al año o cuando haya cambios en las reglas fiscales
- Publicarla en un lugar digital de fácil acceso
- Implementar un proceso de mejora continua y buenas prácticas para control de viáticos
- Acompañarla del material necesario para su aplicación como formatos o plantillas descargables, lista de conceptos válidos, montos máximos
¿Ya revisaste si tu política de viáticos comete alguno de estos errores? Si necesitas ayuda para automatizar tu proceso de control de gastos contáctanos. Gastos de Viaje es una poderosa herramienta que te ayuda a gestionar viáticos y gastos empresariales de forma automática.
