Aunque pueda llegar a parecer un proceso simple ,controlar viáticos puede llegar a ser muy complicado  y es común caer en malas prácticas. Se estima que cerca del 30% de los gastos de viaje no se comprueban y algunas empresas terminan pagando gastos personales de sus colaboradores sin que lo sepan, lo cual a la larga genera grandes fugas de dinero.

10 reglas básicas para controlar viáticos corporativos

Existen algunas reglas básicas para lograr una  mejor gestión de los gastos de viaje en tu empresa. A continuación te presentamos una selección de las más importantes a tener en cuenta.

1. Establece un plan para el control de gastos de viáticos, donde definas cuántas y que personas viajan , los tipos de viajes que realizan y la frecuencia.
2. Identifica y define  los mecanismos y personas facultadas para  autorizar  los viáticos .
3. Define  políticas de control donde se establezca límites de gastos permitidos por cada concepto, en función de la zona, lugar y tipo de evento.
4. Estipula con cuánto  tiempo de anticipación se deberá de llenar la  solicitud de viáticos, para hacer el pago.
5. Especifica el periodo que cubre el monto  a través de una fecha de inicio y fin.
6. Notifica a los viaticadores la autorización o rechazo de su solicitud lo antes posible.
7. Proporciona a los viaticadores una guía sobre qué conceptos  son válidos para reportar como gastos.
8. Establece  un tiempo máximo para que después de que el viaticador regrese  del viaje haga su comprobación.
9. Define  un límite máximo para gastos que no generan un comprobante como propinas, transporte público, comidas callejeras, etc.
10. Reduce errores sustituyendo tu proceso manual y utiliza un sistema o solución de software que te permita automatizar,  dar seguimiento y monitorear el proceso de control de viáticos.

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