Es común que las empresas depositen viáticos en la nómina de sus colaboradores, pero tienes que cuidar que la forma de depositarlo sea la correcta para evitar que estos se consideren un ingreso gravado; en este artículo exponemos algunas consideraciones para realizar los depósitos y evitar problemas fiscales en tu empresa como para tus colaboradores.

La Ley del ISR, en su artículo 93, fracción XVII, establece que los viáticos están exentos del pago de Impuesto Sobre la Renta, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:

Aquí encontrarás los requisitos que debe que cumplir un viáticos para ser deducible.

¿Qué es un ingreso gravado?

Un ingreso gravado es aquel que está sujeto al pago de ISR; es decir, dinero que una persona física o moral recibe y que se considera parte de sus ingresos acumulables, por lo tanto, debe declararse y pagar los impuestos correspondientes.

¿Qué pasa si no se comprueban los viáticos?

Si no se presenta la comprobación correspondiente y los depósitos se mezclan con los de nómina, pueden ser considerados ingresos gravados para el colaborador.

El Código Fiscal de la Federación, en su artículo 59, establece que si una persona tiene depósitos bancarios no registrados en su contabilidad, estos pueden ser considerados ingresos acumulables. Por lo tanto, cuando los viáticos se depositan en una cuenta de nómina, el SAT podría deducir que se trata de un ingreso para el trabajador. Por ello, es importante darles el tratamiento fiscal correcto.

Cómo evitar discrepancias fiscales en los viáticos depositados en nómina

  • De ser posible, solicita que los viáticos se depositen en una cuenta distinta a la de nómina, lo cual facilita su conciliación y manejo fiscal.
  • Entrega un reporte de viáticos a tu empresa de forma puntual, siguiendo las políticas internas.
  • Asegúrate de incluir el CFDI correspondiente a cada gasto, el cual debe cumplir con los siguientes requisitos:
  • Consulta cuando no podría aplicar un reembolso de viáticos para tus colaboradores

Requisitos fiscales para que los viáticos no se consideren un ingreso gravado para el colaborador

  • El colaborador debe entregar un CFDI vigente, por el concepto del gasto, que cumpla con los requisitos fiscales para ser válido.
  • El CFDI debe estar a nombre de la empresa que otorga los viáticos.
  • Los viáticos deben comprobarse dentro de los 30 días posteriores a su entrega, y dentro del mismo ejercicio fiscal.
  • El gasto debe ser indispensable para la actividad empresarial y estar relacionado con una actividad realizada fuera de una franja de 50 km del centro de trabajo.

¿Cómo se deben timbrar los viáticos para evitar que se consideren un ingreso gravado?

Existen dos opciones:

1. Junto con su depósito quincenal:

  • Se timbran los viáticos en el CFDI de nómina del periodo correspondiente.
  • Se debe usar el campo «Otros Pagos» con la clave 003 (Viáticos entregados al trabajador).

2. Emitir un CFDI de nómina únicamente por los viáticos:

  • En el campo “Tipo de Percepción”, se registra la clave 050 (Viáticos).
  • En el campo “Importe Exento”, se coloca el monto del viático comprobado.
  • Finalmente, se utiliza la clave 081 (Ajuste de viáticos entregados al trabajador) del catálogo c_TipoDeducción, por la misma cantidad del importe.

Conoce más sobre Gastos de Viaje

Gastos de Viaje es un software especializado en la gestión de viáticos, que te ayuda no solo a cumplir con tus políticas internas, sino también a facilitar la aprobación, gestión y comprobación de viáticos y reembolsos, haciendo que el proceso sea mucho más ágil, inteligente y ordenado.