Un presupuesto es una herramienta muy útil para poder planificar y gestionar eficientemente los gastos e ingresos de una empresa. Con él, no solo la organización interna mejora, sino que, de igual forma, permite establecer una jerarquía de los objetivos. Un presupuesto no sólo alude a las actividades cotidianas de una empresa. También deben de considerarse otras actividades, como los viajes laborales. Es así como un presupuesto para viajes de negocios forma una parte esencial del desempeño económico de la empresa.

Asimismo, es un mecanismo importante a la hora de evaluar la contabilidad y finanzas de la empresa, pues permite tener un panorama más amplio de los recursos invertidos.

Es muy probable que, en la mayoría de los casos, no se establezca un presupuesto para viajes de negocios y se gaste más de lo esperado.

Es por eso que, a continuación, te compartimos aspectos básicos que debes de considerar para elaborar un presupuesto para viajes de negocios.

Cómo hacer un presupuesto para viajes de negocios

Analizar las finanzas de la empresa

Tomar en cuenta ahorros, gastos, ingresos, utilidades, rentabilidad del viaje. Con este análisis podrás determinar la cantidad aproximada de lo que se planea gastar en el viaje.

Determinar el destino del viaje y la duración

Con esto podrás hacer una investigación más profunda sobre el tipo de cambio en determinada ciudad o país, qué tan caro es viajar a ese lugar, si te conviene cargar con efectivo o tarjeta de crédito, el gasto aproximado por día, entre otros. También, te permitirá buscar las mejores ofertas de aerolíneas, hoteles, servicios extras de transporte y hacer la reservación.

Una vez conocida la duración, se podrá saber el día de llegada y de salida. Igualmente, tendrás en cuenta si el viaje se realiza en temporada alta o baja y hacer tus reservaciones cuanto antes para evitar tarifas muy altas.

Confirmar el número de personas que viajarán

Esto es un factor que debe de considerarse lo antes posible. De esta forma se podrá elaborar un presupuesto por persona y determinar el tipo de transporte y el hotel. En caso de que al viaje acudan más personas, se pueden obtener beneficios como descuentos o paquetes.

Reservar transportes y hotel

En cuanto a los transportes, toma en cuenta si el viaje es en avión o en coche. En caso de ser en avión, escoge a aerolínea que brinde más beneficios y con el mejor servicio y reserva el vuelo. Si es en coche, ten en mente los gastos en estacionamiento o valet parking, gasolina, casetas y servicios extras.

En lo referente al hotel, considera los servicios y facilidades que ofrece, tales como desayuno gratis, internet, ubicación, cercanía con servicios de transporte, entre otras. Reserva con anticipación y busca siempre la comodidad, no simplemente la opción más barata.

Contemplar las comidas

Fija un presupuesto por día, por persona y por cada comida que se haga. Una vez establecido, seguirlo y no pasarse de éste. Puede que el hotel ofrezca desayunos gratis, por lo que, en este caso, el dinero destinado a éstos se puede ahorrar o destinar a otro rubro.

Contratar un seguro de viaje

Muchas empresas piensan que un seguro no es indispensable, pero, de hecho, es fundamental. Con un seguro se evitarán gastos no contemplados y se cuidará la salud y el bienestar de los empleados, protegiéndolos de cualquier contratiempo o accidente.

Hacer un apartado para gastos “extras”

Por una u otra razón, siempre hay gastos que no se tenían contemplados. Es por eso que te recomendamos tener un dinero reservado para emergencias. En caso de que este dinero no se utilice, se puede ahorrar o destinar para un próximo viaje.

Ante todo, es importante que la planeación del viaje, no solo del presupuesto, la hagas con días e incluso con meses de anticipación. Así podrás disfrutar del viaje sin estresarte y cumplir con los objetivos laborales.

Una vez considerados todos los rubros antes mencionados, ya tendrás una cantidad más concreta para asignar al presupuesto.

Un presupuesto bien hecho te permitirá tener mayor organización financiera y es un paso más hacia el éxito de tu viaje. Como siempre decimos, sí, se busca ahorrar lo más posible, pero nunca escatimes en tu comodidad. Antes que todo siempre estará tu tranquilidad.

Aquí te dejamos una página que puede ayudarte para calcular tu presupuesto.

Y tú, ¿conoces más aspectos que deben de considerarse al hacer un presupuesto para viajes de negocios?