Tener una plantilla para solicitar viáticos es parte imprescindible del control de viáticos ya que homogeneizar la forma y el método en el que tus colaboradores te solicitan sus viáticos te ayudara a evitar:
-Perder el archivo
-Elaborar un archivo distinto cada vez que te soliciten viáticos
-Perder tiempo en la elaboración del archivo
-Perdida de información importante cada que se realice un archivo
-Cada colaborador entregue un archivo distinto cada que realice una solicitud
Una vez que establezcas un formato único para la solicitud de viáticos, hazla llegar a tus colaboradores y capacítalos sobre el llenado del formato para evitar errores y doble trabajo por ambas partes
Características de un formato para Solicitud de Viáticos
Debes tener en cuenta que cualquier plantilla o formato que envíes debe tener como mínimo estas características; pues son imprescindibles para llevar un correcto control de viáticos
- Número de orden, mes y día: en estas 3 columnas se registra información sobre la fecha en la que inicia y finaliza el viaje así como el día en la que se solicita.
- Datos del colaborador: para identificar cada movimiento correctamente añadimos el Nombre o la Razón Social del empleado como su nombre, ID, etc.
- Objetivo del viaje: Es importante conocer el motivo del viaje para asignarle prioridad y si esta relacionado con los indicadores de tu colaborador.
- Concepto del gasto:Si conoces el importe que se gasto en cada categoría o concepto de viáticos, podrás conocer a que categoría se le asigna más presupuesto y llevar un control más claro tanto de gestión como de deducción. Las cuales regularmente son:
- Transporte
- Hospedaje.
- Alimentación.
- Seminarios o convenciones
- Combustible
- Propinas
- Renta de Auto
5. Comprobante: Quizá este se uno de los puntos fundamentales en la gestión de viáticos, ya que tener un espacio donde tus colaboradores inserten en número de factura o foto de la misma es imprescindible para gestionar y deducir viáticos.
6. Resumen: Este espacio te servirá para visualizar como su nombre lo dice el resumen de la información que desarrollo el colaborador en sus formato de solicitud de viáticos
**Tener esta información en tu plantilla de solicitud de viáticos te permitirá mantener un mejor control de tu empresa, pero siempre debes tener en cuenta que si manejas un volumen considerable de viáticos, esta herramienta puede entorpecer tus labores diarias, ya que la acumulación de documentos se puede convertir en una labor interminable
Ventajas y desventajas de tener una plantilla para la Solicitud de Viáticos
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Estandarizar las categorías y opciones de llenado | Pérdida de tiempo al tener que llenar el documento a mano |
| Disminuyes tiempo en complejas hojas de gastos | Ineficiencias no tener tus documentos dispersos |
| Al tener conocimiento del modelo podrás analizar la información de forma más eficaz | Alta probabilidad de cometer errores al tener que introducir datos a mano en una hoja de cálculo. |
| Te asegurarás de incluir toda la información necesaria y que tu departamento requiera para la aprobación de viáticos | No tienes previsión de los tipos impositivos a liquidar a final de mes o trimestre. |
| Tus documentos no están 100% accesibles o no son fáciles de encontrar |
Como mencionamos anteriormente tener una plantilla de Excel para solicitud de viáticos es una alternativa, si tu empresa no realiza mucho viajes de forma mensual de lo contrarío debes optar por hacer de esta tarea una labor más fácil y automatizada. Ya que al tener todos los documentos digitalizados en la nube podrás visualizar los gastos en tiempo real, además de tenerlo todo ordenado para la correcta deducción y administración de los mismos.
