Uno de los procedimientos más importantes para la gestión corporativa es el control de viáticos; establecer un dinámica para comprobar viáticos podrá agilizar este trabajo. Haciendo más transparente, segura y eficiente la comprobación mejorando los resultados de tu área y equipo de trabajo
Como bien sabes generalmente las empresas categorizan los gastos de viaje en bajo los siguientes conceptos; asegurándose de cumplir con las disposiciones fiscales de la ley de ISR :
- Pasajes aéreos y transporte local.
- Hospedaje.
- Alimentación.
- Seminarios o convenciones
- Combustible
Los cuales deben estar incluidas y estructuradas en la política de viáticos de tu empresa; y tu trabajo como travel manager es asegurarte que estás políticas se cumplan.
Cómo comprobar viáticos empresariales
Podemos dividir este proceso en tres fases:
- Solicitud de recursos
- Entrega de importes
- Comprobación de gastos
1. Solicitud de Recursos
El objetivo de este primer proceso es financiar los viáticos, paso que regularmente se realiza mediante los viaticadores o colaboradores que realizan los viajes y que se realizan mediante la entrega o envío de formatos específicos de viaje.
En este paso el profesional encargado deberá verificar los detalles del formato a la vez que se apega a la política de viajes estructurada por su empresa para decidir si se aprueba o no el gasto por concepto de viáticos
En cualquiera que sea el caso; aprobado o rechazado, se tendrá que notificar al colaborador, indicando las causas por las que fue rechaza o los pormenores en caso de que ser aprobado.
2. Entrega de recursos
Una vez que se aprueban los viáticos, se le otorgan al colaborador los recursos necesarios para el viaje, ya sea a través de:
- Transferencia bancaria
- Emisión de cheque
- Tarjeta corporativa
- Abono a tarjeta bancaria
- En raros casos efectivo
3. Comprobación de viáticos
Esta etapa se comienza una vez que el colaborador entrega los comprobantes de gastos apegándose a lo estipulado en su política de viajes en cuanto a tiempos, formato, montos, etc.
Cuando se comprueban viáticos de forma manual, el colaborador regularmente llena un formulario u hoja de calculo en el que detalla el gasto, concepto, y monto y el Travel Manager, analiza la veracidad, validez, tipo de gastos, fecha lugar y otros elementos que se necesiten para hacer valida la comprobación.
Al hacerlo de forma automática con gastosdeviaje.mx el colaborador sube sus comprobantes a través de nuestra aplicación y el sistema se encarga de detectar si este comprobante cumple con las políticas antes configuradas por la empresa; detectando de forma ágil y sencilla si el comprobante procede y puede ser aceptado para su correcta deducibilidad, o si hace falta documentación para comprobarlo, o bien; el viático no procede.
2. Si se detecta que se excedieron los gastos y se fundamentaron correctamente los costos añadidos, la empresa debe reembolsar el importe retirado de sus propios recursos.
Es usual que algún paso dentro de estos procedimientos se realice de manera manual; por ello, te recomendamos usar gastosdeviaje.mx la herramienta que te ayuden a agilizar tus operaciones como la recopilación de facturas y verificación de datos fiscales, solicitud de saldos, dispersión de dinero, entre otros.
