Elaborar un presupuesto para los viajes de negocio es vital para prevenir fugas de dinero y tener una planeación documentada que permita su correcta y fácil gestión. Sabemos que en muchas ocasiones se pueden presentar imprevistos en los viajes de negocio, sin embargo, con un presupuesto planeado es más sencillo tener visibilidad de estos. En este blog te compartimos tips útiles que debes tomar en cuenta al momento de elaborar el presupuesto para los viajes de negocio.
Cómo deducir impuestos de viajes de negocios en el extranjero
Las personas morales y físicas con actividad empresarial pueden deducir los impuestos de viajes de negocios al extranjero siempre y cuando justifiquen que el viaje realizado fue por trabajo.
Actualmente existen diversos software dedicados a agilizar procesos administrativos empresariales. Están desde los que cumplen labores específicas, hasta aquellos que cumplen tareas más complejas e integradas.
Aunque pueda llegar a parecer un proceso simple ,controlar viáticos puede llegar a ser muy complicado y es común caer en malas prácticas. Se estima que cerca del 30% de los gastos de viaje no se comprueban y algunas empresas terminan pagando gastos personales de sus colaboradores sin que lo sepan, lo cual a la larga genera grandes fugas de dinero.
10 reglas básicas para controlar viáticos corporativos
Existen algunas reglas básicas para lograr una mejor gestión de los gastos de viaje en tu empresa. A continuación te presentamos una selección de las más importantes a tener en cuenta.
Establece un plan para el control de gastos de viáticos, donde definas cuántas y que personas viajan , los tipos de viajes que realizan y la frecuencia.
Identifica y define los mecanismos y personas facultadas para autorizar los viáticos .
Define políticas de control donde se establezca límites de gastos permitidos por cada concepto, en función de la zona, lugar y tipo de evento.
Estipula con cuánto tiempo de anticipación se deberá de llenar la solicitud de viáticos, para hacer el pago.
Especifica el periodo que cubre el monto a través de una fecha de inicio y fin.
Notifica a los viaticadores la autorización o rechazo de su solicitud lo antes posible.
Proporciona a los viaticadores una guía sobre qué conceptos son válidos para reportar como gastos.
Establece un tiempo máximo para que después de que el viaticador regrese del viaje haga su comprobación.
Define un límite máximo para gastos que no generan un comprobante como propinas, transporte público, comidas callejeras, etc.
Reduce errores sustituyendo tu proceso manual y utiliza un sistema o solución de software que te permita automatizar, dar seguimiento y monitorear el proceso de control de viáticos.
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Los viajes de negocios son muy recurrentes tanto en pequeñas como en medianas empresas. Es una actividad enriquecedora y que ayuda a perseguir los objetivos del negocio. No obstante, el viaje puede volverse tedioso a la hora de elaborar el reporte de gastos. No importa si ya lo has hecho o no, seguramente has escuchado lo tardado y pesado que puede llegar a ser.
Un viaje laboral en sí mismo ya es tedioso por toda la planificación, gasto y tiempo que se requieren para que salga perfecto. Si a todo esto se le agregan las responsabilidades profesionales y personales de la persona que viaja, claramente el estrés será mayor.
Los viajes de negocios son una actividad recurrente en las empresas. Es por eso que es necesario tener un mayor control en los gastos de viaje y saber qué sí implementar y qué no para poder economizar o reducir éstos. Para muchos representan un tema complejo por la labor de la facturación, pero aún más por la gestión que debe de llevarse a cabo para lograr que el área financiera sea estable.
Una de las labores más importantes para las empresas es validar los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet. Los CFDI’s son facturas electrónicas que respaldan los gastos emitidos por el contribuyente.
Para las personas físicas y morales la deducción de viáticos es un tema importante, pero a la vez complicado, pues no siempre saben qué se debe de tomar en cuenta. ¿Alguna vez te ha sucedido y no conoces cuáles son los requisitos para poder deducir tus viáticos? A continuación, explicaremos brevemente qué gastos de viaje aplican y cuáles no a la hora de deducirlos.
Voy a inaugurar este blog con uno de los aspectos que más me llamó la atención cuando hace ya algunos meses comenzamos esta aventura de crear un software para el control de viáticos en la nube «a la mexicana»… y al referirme que «a la mexicana» me refiero a que queríamos incluir aquellas particularidades que significa viajar por negocios en este país.
Sin más preámbulo, les decía que una de las cosas que más me llamó la atención fue el hecho de que existían al menos dos interpretaciones de un párrafo de la Ley del ISR (LISR) Artículo 28 (antes Artículo 32) Fracción V, que dice así:
